Colabore com tomadores de decisões

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  • 1. Pesquise o nome dos interessados

    Se você estiver trabalhando em um problema ou uma tarefa urgente e precisar da ajuda de alguém na sua organização, poderá pesquisar o nome das pessoas no Google Cloud Search.

    }Encontrar e entrar em contato com os interessados:

    1. Abra o Cloud Search e digite o nome da pessoa na caixa de pesquisa.
    2. Na parte superior do card do perfil da pessoa, selecione Iniciar uma conversa hangout ou Enviar por e-mail email.
    3. Clique em Gerente/líder de equipe para ver o card do perfil do gerente da pessoa.
    4. Em um dispositivo móvel, toque no número de telefone para entrar em contato com a pessoa.
    5. (Opcional) Você também pode pesquisar usando palavras do dia a dia, como o número de telefone da Jane. Você verá um card de resposta com o número de telefone da sua colega de trabalho chamada Jane. Se aparecer outra pessoa com o mesmo nome, clique no link Não é a pessoa que você está procurando?.

    Observação: você verá mais informações sobre o contato e o gerente se o administrador tiver adicionado esses detalhes do perfil às contas de usuário.

  • 2. Fale com os interessados

    Após definir com quem você precisa entrar em contato, escreva um e-mail ou envie uma mensagem para os interessados.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

    Enviar uma mensagem direta para alguém:

    1. Abra o Chat.
    2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    3. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar  .

    Enviar uma mensagem direta para um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite a mensagem direta e clique em Enviar .
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar conversa remove_circle_outline.

  • 1. Veja quando as pessoas estão disponíveis para reuniões

    Às vezes é difícil coordenar as programações com grupos grandes de pessoas em fusos horários diferentes. Antes de programar uma reunião, verifique a disponibilidade de todos no Google Agenda.

    1. Abra o Agenda e clique em   Criar > Mais opções.
    2. Ao lado de Detalhes do evento, clique em Encontrar um horário. Você verá o horário local dos convidados em outros fusos horários abaixo do nome deles.
    3. Role os horários para cima ou para baixo ou clique nas setas para ver outros dias e semanas.
    4. Clique em um horário e em Salvar.

      Observação: você também pode receber uma sugestão de horário após adicionar convidados. Na lista de convidados, clique em Horários sugeridos e escolha um deles.

  • 2. Programe uma reunião

    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
    2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
    3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    4. Clique em Mais opções ou Salvar.

    Criar um evento
  • 3. Anexe arquivos ao convite da reunião

    Anexe documentos ou outros recursos que você quer discutir. Os convidados podem consultar arquivos relevantes para se preparar para a reunião.

    1. No Agenda, abra seu evento.
    2. No campo Descrição do evento, clique em Adicionar anexo attach_file.
    3. Escolha a planilha do plano de projeto e clique em Selecionar.
    4. Clique em Salvar.

  • 4. Participe da reunião

    Veja a reunião programada no Agenda e entre rapidamente para participar de uma videochamada. Use esta folha de referência do Hangouts Meet.

    1. No Agenda, clique no evento de que você quer participar.
    2. Clique em Participar do Hangouts Meet e em Participar da reunião na janela que aparece.

  • 5. Compartilhe e apresente durante uma videochamada

    1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
    2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação simultaneamente com seus convidados, faça o seguinte:
      1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
      2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
      3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso Pode editar.
      4. Clique em Enviar.
    3. Abra o Hangouts Meet e participe da reunião.
    4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
      • a tela inteira
      • uma janela
    5. Clique em Compartilhar.

      Agora as pessoas poderão acompanhar a apresentação. Para interromper o compartilhamento da sua tela, clique em Parar de compartilhar.

  • 6. Compartilhe arquivos e outros materiais

    Compartilhe arquivos ou pastas relevantes para todos que estão trabalhando na tarefa.

    Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. Em "Pessoas", digite o endereço de e-mail da pessoa ou do grupo.

      Observação: se não for possível adicionar pessoas fora da sua empresa, entre em contato com o administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar edit e escolha o nível de acesso:
        • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
        • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
        • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

      Todas as pessoas com quem você compartilhar receberão um e-mail com um link para o arquivo ou a pasta.

    4. (Opcional) Para adicionar uma nota ao seu e-mail, digite a nota. Para não enviar um e-mail, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    5. Clique em Enviar.

    Compartilhar um link para um arquivo ou uma pasta:

    Você pode enviar a outras pessoas um link para um arquivo ou uma pasta. Todas as pessoas com o link poderão abrir o arquivo ou a pasta. Quando você compartilha um link, seu nome aparece como o proprietário.

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. No canto superior direito, clique em Gerar link compartilhável.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link pode visualizar e escolha um nível de acesso:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
      • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    4. Clique em Copiar link.
    5. Clique em Concluído.
    6. Cole o link em um e-mail ou em qualquer lugar para compartilhá-lo.

    Compartilhar arquivos e definir os níveis de acesso e a visibilidade
  • 7. Atribua tarefas

    Após definir quem trabalhará na tarefa, você pode atribuir tarefas aos interessados.

    1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. Digite seu comentário na caixa.
    4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
    6. Clique em Comentar ou Atribuir.

  • 8. Envie um e-mail de acompanhamento

    Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir a ata da reunião e as tarefas adicionais.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

  • 1. Colabore em possíveis soluções

    Crie um documento que sirva como uma tela em branco para as ideias e soluções dos participantes. Edite com outras pessoas em tempo real, use o bate-papo nos arquivos e receba feedback direcionado usando comentários e sugestões.

    1. Abra o Planilhas e selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Ela receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    4. Digite seu comentário na caixa.
    5. Clique em Comentário.

  • 2. Acompanhe as atualizações e mudanças

    Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

    Criar rastreadores de progresso:

      1. Abra o Planilhas e selecione a coluna à qual você quer aplicar regras de formatação.
      2. Selecione Formatar > Formatação condicional.
      3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente a tarefas "Concluídas", "Não iniciadas" ou "Em andamento":

    a Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.

    b Na caixa em O texto contém, digite Completo.

    c Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.

    d Para atribuir uma cor de texto ou de preenchimento personalizada, clique em Cor do texto format_color_text ou Cor de preenchimento format_color_fill. Se necessário, você pode especificar uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.

    e Para adicionar mais regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.

    f Clique em Concluído.

  • 3. Programe uma reunião final

    Programe uma reunião final para garantir que todos concluíram as tarefas e discutir possíveis dúvidas.

    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
    2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
    3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    4. Clique em Mais opções ou Salvar.

  • 4. Colabore em uma pauta durante a reunião

    Durante a reunião, compartilhe a pauta para todos acompanharem a discussão.

    1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
    2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação simultaneamente com seus convidados, faça o seguinte:
      1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
      2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
      3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso Pode editar.
      4. Clique em Enviar.
    3. Abra o Hangouts Meet e participe da reunião.
    4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
      • a tela inteira
      • uma janela
    5. Clique em Compartilhar.

      Agora as pessoas poderão acompanhar a apresentação. Para interromper o compartilhamento da sua tela, clique em Parar de compartilhar.

    Compartilhar com sua equipe