Delegue trabalho quando estiver fora do escritório

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  • 1. Compartilhe detalhes sobre o período de ausência

    Escolha a ferramenta de comunicação dependendo da pessoa com quem você está se comunicando (por exemplo, envie um e-mail para seu chefe ou uma mensagem rápida para colegas de equipe).

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

    Enviar uma mensagem direta para alguém:

    1. Abra o Chat.
    2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    3. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar  .

    Enviar uma mensagem direta para um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite a mensagem direta e clique em Enviar .
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar conversa remove_circle_outline.

  • 2. Adicione o período de ausência à sua agenda

    Se você estiver fora do escritório, atualize o Google Agenda para informar isso aos seus colegas de trabalho.

    1. Na grade do agenda, clique no primeiro dia em que você estará ausente.
    2. Clique em Fora do escritório e selecione um período.
    3. (Opcional) Para explicar que você estará ausente do trabalho, digite uma mensagem na seção Mensagem de recusa.
    4. Na seção Visibilidade, escolha uma opção:
      • Público
      • Visibilidade padrão
      • Particular
    5. Clique em Salvar. As reuniões, novas e existentes, programadas para esse período serão recusadas automaticamente.

  • 3. Cancele ou reprograme reuniões

    Você também precisa recusar ou reprogramar reuniões. Envie uma nota para os convidados explicando sua ausência ou reprograme a reunião.

    Recusar uma reunião e enviar uma nota aos convidados:

    1. No Agenda, clique em um evento na grade da agenda para vê-lo.
    2. Na seção Você vai?, ao lado de Talvez, clique na seta para baixo keyboard_arrow_down > Adicionar anotação.
    3. Digite sua nota.
    4. (Opcional) Para selecionar uma resposta de RSVP, no campo "RSVP", clique na seta para baixo keyboard_arrow_down e selecione uma opção.
    5. Clique em Enviar.

    Reprogramar uma reunião:

    1. No Agenda, clique em um evento na grade da agenda.
    2. Na seção Você vai?, clique na seta para baixo keyboard_arrow_down > Sugerir novo horário.
    3. Na seção Sua proposta, selecione outro horário ou dia e adicione uma mensagem.
    4. Clique em Enviar proposta.

    Observação: se o organizador do evento tiver concedido permissão para você modificar um evento, será possível reprogramá-lo sem sugerir um novo horário.

  • 4. Configure uma resposta automática de férias

    No Gmail, configure a resposta automática para seus colegas de trabalho saberem que você não está disponível.

    Ativar ou desativar a resposta automática de férias:

    1. No canto superior direito do Gmail, clique em Configurações settings > Configurações.
    2. Role para baixo até Resposta automática de férias e selecione Resposta automática de férias ativada ou Resposta automática de férias desativada.
    3. Se você tiver ativado a resposta automática de férias, digite as datas em que estará ausente e adicione uma mensagem. Em seguida, escolha quem receberá a resposta.
    4. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

  • 1. Crie um documento de transição

    Crie um documento de transição no Documentos Google ou no Google Drive: explique que você está fora do escritório, liste os contatos que estão substituindo você e informe os arquivos de projeto relevantes.

    Escolha uma opção:

    • No Documentos, role para baixo e clique em Criar novo documento add.
    • No Drive, clique em Novo > Documentos Google > Documento em branco ou Com base em um modelo.

  • 2. Pesquise colegas de trabalho

    Se você estiver transferindo o controle de um projeto e precisar encontrar outras pessoas na sua organização, como revisores e administradores, procure os nomes no Google Cloud Search.

    1. Abra o Cloud Search e digite o nome da pessoa na caixa de pesquisa.
    2. Na parte superior do card do perfil da pessoa, selecione Iniciar uma conversa hangout ou Enviar por e-mail email.
    3. Clique em Gerente/líder de equipe para ver o card do perfil do gerente da pessoa.
    4. Em um dispositivo móvel, toque no número de telefone para entrar em contato com a pessoa.
    5. (Opcional) Você também pode pesquisar usando palavras do dia a dia, como o número de telefone da Jane. Você verá um card de resposta com o número de telefone da sua colega de trabalho chamada Jane. Se aparecer outra pessoa com o mesmo nome, clique no link Não é a pessoa que você está procurando?.

    Observação: você verá mais informações sobre o contato e o gerente se o administrador tiver adicionado esses detalhes do perfil às contas de usuário.

    Encontrar e entrar em contato com as pessoas
  • 3. Atribua tarefas e compartilhe arquivos com colegas de trabalho

    Atribuir tarefas no plano de projeto:

    1. Abra o Planilhas e selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Ela receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    4. Digite seu comentário na caixa.
    5. Clique em Comentário.

    Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. Em "Pessoas", digite o endereço de e-mail da pessoa ou do grupo.

      Observação: se não for possível adicionar pessoas fora da sua empresa, entre em contato com o administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar edit e escolha o nível de acesso:
        • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
        • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
        • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

      Todas as pessoas com quem você compartilhar receberão um e-mail com um link para o arquivo ou a pasta.

    4. (Opcional) Para adicionar uma nota ao seu e-mail, digite a nota. Para não enviar um e-mail, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    5. Clique em Enviar.

    Compartilhar um link para um arquivo ou uma pasta:

    Você pode enviar a outras pessoas um link para um arquivo ou uma pasta. Todas as pessoas com o link poderão abrir o arquivo ou a pasta. Quando você compartilha um link, seu nome aparece como o proprietário.

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. No canto superior direito, clique em Gerar link compartilhável.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link pode visualizar e escolha um nível de acesso:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
      • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    4. Clique em Copiar link.
    5. Clique em Concluído.
    6. Cole o link em um e-mail ou em qualquer lugar para compartilhá-lo.

    Compartilhar arquivos e definir os níveis de acesso e a visibilidade
  • 4. Explique quem assumirá suas tarefas

    Envie um e-mail para sua equipe explicando quem assumirá o projeto e inclua um documento de transição e contatos de emergência.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

  • 1. Entre em contato enquanto estiver ausente

    Durante sua ausência, talvez você precise enviar e-mails ou mensagens diretas para verificar o andamento de projetos.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

    Enviar uma mensagem direta para alguém:

    1. Abra o Chat.
    2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    3. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar  .

    Enviar uma mensagem direta para um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite a mensagem direta e clique em Enviar .
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar conversa remove_circle_outline.