Planejar e realizar uma reunião

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  • 1. Crie uma tarefa para planejar a reunião

    Escolha uma opção:

    Gmail Para abrir o Tarefas no Gmail, clique em Tarefas à direita.

    Agenda Para abrir o Tarefas no Agenda, na seção Minhas agendas, clique em Tarefas.

  • 2. Discuta os requisitos da reunião por e-mail ou pelo Hangouts Chat

    Escrever um novo e-mail:

    1. Abra o Gmail e clique em Escrever na barra lateral à esquerda.
      Um novo e-mail será aberto no canto inferior da janela do Gmail.
    2. Comece a escrever.
      Os e-mails que você começou a escrever, mas ainda não enviou, são salvos automaticamente na pasta Rascunhos na barra lateral à esquerda.

    Enviar uma mensagem direta:

    1. Abra o Chat e, à esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    2. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    3. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar chat_send_24dp.

    Enviar uma mensagem direta a um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar chat_send_24dp.
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar remove_circle_outline.
  • 3. Bloqueie um horário na Agenda e se prepare para uma reunião (por exemplo, "não perturbe, estou me preparando para uma reunião")
    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em Criar.
    2. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    3. Adicione um título, uma data e uma hora ao evento e clique em Mais opções ou Salvar.
  • 4. Crie seus compromissos

    Você pode criar um novo documento diretamente no Documentos ou no Google Drive.

    Escolha uma opção:

    • No Documentos, clique em Criar add.

    • No Drive, clique em Novo > Documentos Google > Documento em branco ou Com base em um modelo.

  • 1. Crie um novo evento
    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em Criar.
    2. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione uma agenda.
    3. Adicione um título, uma data e uma hora ao evento e clique em Mais opções ou Salvar.
  • 2. Adicione convidados
    1. Abra seu evento.
    2. Clique em Adicionar convidados na guia Convidados e digite as primeiras letras do nome ou endereço de e-mail da pessoa.

      Os nomes e endereços correspondentes no diretório da organização aparecerão conforme você digitar.

      Dica: você também pode adicionar um endereço da lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grande grupo de pessoas de uma só vez. Para saber mais informações sobre como convidar um grupo grande, consulte Gerenciar grandes eventos no Agenda.
    3. Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se não aparecer nenhuma sugestão, digite o endereço de e-mail completo do seu convidado.
    4. (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, passe o cursor sobre o nome dele e clique em Marcar como opcional person.
    5. (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, marque as respectivas caixas em Convidados podem.

    Observação: se você criar um evento no Agenda e não permitir que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data ou a hora do evento na agenda deles.

  • 3. Encontre um horário adequado para todos
    1. Abra o Agenda e clique em Criar.
    2. Ao lado de Detalhes do evento, clique em Encontrar um horário. Você verá o horário local dos convidados em outros fusos horários abaixo do nome deles.
    3. Role os horários para cima ou para baixo ou clique nas setas para ver outros dias e semanas.
    4. Clique em um horário e em Salvar.

      Observação: você também pode receber uma sugestão de horário após adicionar convidados. Na lista de convidados, clique em Horários sugeridos e escolha um horário.

  • 4. Reserve salas

    Observação: se você não vir os recursos, os detalhes da sala ou as sugestões de sala automáticas, talvez o Administrador do G Suite não tenha configurado essas opções na sua organização.

    1. Abra um evento.
    2. Clique na guia Salas. Com base no seu local de trabalho, no número de convidados e nas salas reservadas antes, as sugestões aparecem automaticamente.
    3. Se você precisar ajustar os critérios da sala de reunião:
      • Clique em Pessoas people para especificar o tamanho da sala.
      • Clique em Vídeo videocam para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência.
      • Clique em Telefone local_phone para especificar a necessidade de equipamentos de teleconferência.
    4. Aponte para a sala que atende aos seus critérios e marque a caixa correspondente para selecioná-la.
    5. Se você não encontrar uma sala adequada:
      1. Na caixa de pesquisa, digite outro recurso ou nome de edifício, andar ou equipamento de videoconferência (como o Chromebox para videoconferências). Conforme você digitar, verá os resultados abaixo da caixa de pesquisa.
      2. Aponte para uma sala para ver os detalhes, como a capacidade, o local, os equipamentos e os recursos.
      3. Quando você encontrar a sala que procura, aponte para ela e marque a caixa corresponde para selecioná-la.
  • 5. Configure videoconferências para participantes a distância

    É fácil agendar uma videochamada do Meet no Agenda: basta adicionar um ou mais convidados ao evento ou clicar em Adicionar conferência. Depois que você salva o evento, o link da reunião e o número de discagem são adicionados.

  • 6. Adicione detalhes do evento, como a pauta ou as instruções da reunião
    1. Escolha um fuso horário.
    2. Configure um evento recorrente.
    3. Encontrar um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam livres para a reunião.
    4. Adicionar os detalhes do evento: adicione o local do evento, envie notificações e muito mais.
    5. Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento.
    6. Adicionar uma descrição do evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links ao seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
    7. Adicionar anexos: anexe arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.
  • 7. Salve o evento para enviar convites por e-mail

    Quando terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

    1. Clique em Salvar.
    2. Clique em Enviar para notificar os convidados por e-mail ou Não enviar se você não quiser notificá-los ainda.
    3. Se estiver convidando pessoas de fora da organização, clique em Convidar pessoas externas para notificá-las ou em Continuar editando para notificá-las depois.

    Atualizar um evento existente:

    Você pode convidar mais pessoas, alterar o local da reunião e muito mais.

    1. Na grade do Agenda, clique no evento > Editar chat_icon_edit_24dp.
    2. Para convidar mais pessoas, alterar o local da reunião ou adicionar anexos, faça as alterações e clique em Salvar.

    Observação: se o organizador do evento não tiver concedido a você permissão para edição, não será possível alterar o horário e a duração do evento.

  • Verifique quem aceitou ou recusou seu convite

    Se for necessário rastrear as respostas a um evento, você poderá ver quem aceitou ou recusou seu convite e quem propôs um novo horário para a reunião.

    Para verificar quem comparecerá:

    1. Na grade do Agenda, clique no evento para visualizá-lo.
    2. Veja uma lista com as respostas dos seus convidados no campo Convidados. Talvez seja preciso clicar na seta para baixo arrow_drop_down para ver as respostas.

    Para responder a um novo horário de reunião sugerido:

    1. Na grade do Agenda, clique no evento para visualizá-lo.
    2. Na seção Convidados, leia a sugestão e clique em Analisar proposta de horário.
    3. Para aceitar o novo horário sugerido, clique em Salvar.
    4. (Opcional) Para informar o novo horário da reunião aos convidados, clique em Enviar.
  • 1. Participe da sua reunião
    1. No Agenda, clique no evento de que você quer participar.
    2. Clique em Participar do Hangouts Meet e em Participar da reunião na janela que aparece.

      Use esta folha de referências do Hangouts Meet.

  • 2. Apresente, discuta e colabore em materiais
    1. No Drive, clique em Novo > Documentos Google ou abra o arquivo que você quer compartilhar ou apresentar.

    2. (Opcional) Para editar um documento simultaneamente com seus convidados, faça o seguinte:

      1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
      2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
      3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso Pode editar.
      4. Clique em Enviar.
    3. Abra o Hangouts Meet e participe da reunião.

    4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:

      • a tela inteira
      • uma janela
    5. Clique em Compartilhar.

    Agora as pessoas poderão acompanhar a apresentação. Para interromper o compartilhamento da sua tela, clique em Parar de compartilhar.

  • 3. Atribua tarefas
    1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Comentar comment > Adicionar comentário add_comment.
    3. Digite seu comentário. Para endereçá-lo a uma pessoa específica, digite o sinal de adição (+) e o e-mail da pessoa no texto do comentário, por exemplo, +cassia@solarmora.com.
      A pessoa poderá fazer alterações e responder ao seu comentário.
    4. Quando tudo estiver pronto, clique em Resolver.