Planeje e gerencie um projeto

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  • 1. Crie um grupo de e-mails

    Para enviar um e-mail para sua equipe usando um único endereço e simplificar o compartilhamento, crie uma lista de e-mails no Grupos do Google.

    Observação: quando você compartilha com um grupo, todos os membros recebem o mesmo nível de acesso.

    À medida que você adicionar pessoas ao seu grupo, elas terão acesso automático ao conteúdo já compartilhado com o grupo. Da mesma forma, se você remover alguém de um grupo, essa pessoa não terá mais acesso ao conteúdo compartilhado com o grupo.

    Criar um grupo de lista de e-mails:

    1. No Grupos, clique em CRIAR GRUPO.
    2. Digite um nome e o endereço de e-mail do grupo.
    3. Se quiser, adicione uma descrição. Também é possível definir o idioma principal do grupo.
    4. Ao lado de "Tipo de grupo", selecione Lista de e-mails.
    5. Ao lado de "Permissões básicas", escolha quem pode ver tópicos, postar e participar do seu grupo. Veja mais informações em Primeiros passos no Grupos.
    6. Clique em Criar.
    7. Clique em Convidar pessoas para participar do grupo.
    8. Digite os endereços de e-mail de quem você quer convidar para o grupo.
    9. Clique em Enviar convites.

    Criar um Grupo do Google para sua equipe
  • 2. Crie uma agenda de equipe ou projeto

    Crie uma agenda de equipe para acompanhar as reuniões e as férias dos membros da equipe. Crie uma agenda de projeto para acompanhar os marcos e as tarefas de um projeto. Você pode criar essas agendas da mesma forma.

    Criar uma agenda de equipe:

    1. Abra o Google Agenda e, à esquerda de Adicionar agenda, clique em Mais more_vert > Nova agenda.
    2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
    3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso.
    4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda aparecerá em Minhas agendas.
    5. (Opcional) Para atualizar as preferências da agenda, aponte para ela e clique em Mais more_vert > Configurações.

    Você pode fazer isso para criar quantas agendas quiser.

    Compartilhar uma agenda de equipe:

    1. Em Minhas agendas, aponte para a agenda que você quer compartilhar e clique em Mais more_vert > Configurações e compartilhamento
    2. Escolha uma opção:
      • Compartilhar com pessoas: em Compartilhar com pessoas específicas, adicione a pessoa ou o endereço de e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar e clique em Adicionar pessoas > Enviar.
      • Alterar as configurações de compartilhamento: em Permissões de acesso, selecione Disponibilizar ao público ou Disponibilizar para nome da organização.

  • 3. Programe reuniões de acompanhamento

    Programe reuniões para acompanhar o progresso dos participantes e atualizar tarefas no plano do projeto. Crie a reunião na agenda da sua equipe. Envie e-mails para todos de uma só vez usando o endereço de e-mail da equipe no Grupos do Google. Veja mais detalhes em Planeje e realize uma reunião.

    Criar um evento:

    1. No Agenda, clique em um horário vago na grade da agenda e em Evento. Também é possível clicar em   Criar.
    2. Adicione um título, uma data e um horário ao evento.
    3. (Opcional) Para criar um evento usando outra agenda, ao lado do seu nome, clique na seta para baixo arrow_drop_down e selecione a agenda.
    4. Clique em Mais opções ou Salvar.

    Criar um evento
  • 4. Crie um site de equipe

    Crie um site de equipe onde todos na organização possam encontrar as informações, os projetos e outros recursos da sua equipe. Veja mais detalhes em Primeiros passos no Sites.

  • 1. Criar uma pasta para o projeto

    Use o Google Drive para armazenar planos, especificações e minutas de reunião na pasta do projeto compartilhada no "Meu Drive" ou em um Drive de equipe.

    Criar uma pasta no "Meu Drive": 

    No Drive, clique em Novo > Pasta.

    Mover um arquivo para uma pasta no "Meu Drive":

    1. Selecione o arquivo.
    2. Clique em Mais more_vert > Mover para drive_file_move.
    3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

    Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no "Meu Drive" à esquerda.

    Drives de equipe:

    Caso ainda não tenha feito isso, crie um Drive de equipe e adicione membros. Conceda a todos pelo menos o acesso Colaborador para os membros colaborarem nos arquivos. Veja mais instruções em Primeiros passos nos Drives de equipe.Em seguida, crie pastas no Drive de equipe e adicione arquivos.

    Criar uma nova pasta:

    1. À esquerda, clique em um Drive de equipe ou em uma pasta.
    2. Clique em   Novo > Pasta.
    3. Digite um nome para a pasta e clique em Criar.

    Observações:

    • Se você quiser mover pastas armazenadas no "Meu Drive" ou em um Drive de equipe para outro Drive de equipe, entre em contato com o administrador do G Suite.
    • As subpastas precisam ter a mesma permissão que a pasta de nível superior.

    Fazer upload de uma pasta do computador:

    1. À esquerda, clique em uma pasta do Drive de equipe.
    2. No computador, arraste uma pasta para um Drive de equipe ou clique em   Novo > Upload de pasta. Procure e abra a pasta.

    Adicionar arquivos a um Drive de equipe:

    Exige pelo menos o acesso Colaborador.

    Todos os arquivos que você adicionar pertencerão à equipe. Se você sair do Drive de equipe, os arquivos serão mantidos.

    1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
    2. Arraste um arquivo do seu computador (que pertença a você*) ou do Meu Drive para um Drive de equipe. Ou clique em Novo e escolha uma opção:
      • Para criar um arquivo, selecione o tipo de arquivo que você quer, como Documentos Google.
      • Para fazer o upload de um arquivo, clique em Upload de arquivo. Procure e abra o arquivo.
    3. Clique duas vezes em um arquivo para abri-lo e editá-lo.

    *Se você não for o proprietário do arquivo, mas tiver o acesso Pode editar no Drive, poderá mover o arquivo para um Drive de equipe se o administrador do G Suite tiver permitido essa opção.

    Observação: para armazenar e acessar arquivos no seu computador, use o Drive File Stream. Consulte Primeiros passos no Drive.

    Mover arquivos para pastas
  • 2. Encontrar e mover arquivos de projetos

    Encontre arquivos de um projeto, como especificações ou apresentações, no Drive. TEm seguida, mova os arquivos para a pasta do projeto.

    Às vezes, é difícil procurar o arquivo que você quer no meio de tantos outros. Então, use o Drive para pesquisar.

    Pesquisar arquivos ou pastas no Drive:

    1. Na caixa de pesquisa do Drive, digite uma palavra ou uma frase.
      Para agilizar a pesquisa, o Drive sugere termos conforme você digita.
    2. Clique em uma sugestão para abri-la ou clique em Pesquisar search para ver uma lista dos resultados.

    Usar as opções de pesquisa avançada:

    1. À direita da caixa de pesquisa, clique na seta para baixo arrow_drop_down.
      Escolha qualquer opção ou uma combinação de opções para filtrar ainda mais os resultados.
      • Tipo: pesquise por tipo de arquivo.
      • Proprietário: pesquise pelo proprietário do arquivo.
      • Local: pesquise pelo local (inclusive os itens nas pastas "Lixeira" ou "Com estrela"). Você só pode pesquisar pastas no "Meu Drive" ou nos Drives de equipe. Para pesquisar uma pasta compartilhada com você, adicione-a antes ao "Meu Drive".
      • Data da modificação: veja itens modificados recentemente por qualquer pessoa, não apenas por você.
      • Nome do item: pesquise um termo no nome do arquivo.
      • Com as palavras: pesquise arquivos com determinadas palavras.
      • Compartilhado com: pesquise alguém que tenha acesso ao arquivo.
      • Acompanhamento: pesquise arquivos de sua propriedade com sugestões ou arquivos com ações necessárias atribuídas a você.
    2. Clique em PESQUISAR.

    Mover um arquivo para uma pasta no "Meu Drive":

    1. Selecione o arquivo.
    2. Clique em Mais more_vert > Mover para drive_file_move.
    3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

    Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no "Meu Drive" à esquerda.

  • 3. Criar um modelo para notas da reunião

    Escolha um modelo de notas de reunião, personalize esse modelo e salve-o na pasta do projeto compartilhada.

    Escolha uma opção:

    • Na parte superior do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários, selecione um dos modelos. Clique na Galeria de modelos para ver outros modelos.
    • Se você já tiver aberto um arquivo no Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Arquivo > Novo > Com base em um modelo e selecione o modelo que você quer usar.
    • No Drive, escolha uma opção:
      • No Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em   Novo > Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google > Com base em um modelo.
      • No Formulários, clique em   Novo > Mais > Formulários Google > Com base em um modelo.

  • 4. Anexar arquivos de projetos a reuniões

    (Opcional) Adicione arquivos ao convite da sua reunião, como notas de reunião ou o plano do projeto.

    1. No Agenda, crie ou abra um evento.
    2. Na seção Adicionar descrição, clique em Anexar attach_file.
    3. Selecione um arquivo e clique em Salvar.

  • 1. Crie um plano de projeto dinâmico e adicione tarefas

    Mapeie seu projeto adicionando tarefas a uma planilha. Em seguida, adicione o plano de projeto ao seu Drive de equipe ou a uma pasta do Drive compartilhada.

    Criar um plano de projeto:

    1. No Google Drive, clique em Novo > Planilhas Google > Planilha em branco.
    2. Clique em Planilha sem título e digite um novo título para seu plano de projeto.
    3. Adicione os títulos das colunas. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas como "Proprietário da tarefa", "Data de conclusão", "Status" e "Comentários".
    4. Adicione conteúdo à página para acompanhar o plano do projeto. Depois que você compartilhar a planilha, outras pessoas também poderão adicionar conteúdo.

    Veja mais informações em Criar planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google.

  • 2. Adicione descrições de tarefas

    (Optional)

    Se o cabeçalho da coluna ou a tarefa precisarem de mais explicações, adicione uma nota descritiva.

    1. Selecione a coluna ou as células às quais você quer adicionar uma nota.
    2. Selecione Inserir > Nota.
    3. Digite sua descrição.
    4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.

  • 3. Adicione opções de listas

    (Optional)

    Permita que as pessoas escolham opções em uma lista. Por exemplo, para acompanhar o andamento de um plano de projeto, crie uma coluna "Status" com opções como "Não iniciado", "Em andamento" ou "Concluído".

    Criar listas em uma célula:

    1. Selecione a coluna onde você quer adicionar as opções.
    2. Clique em Dados > Validação de dados.
    3. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
    4. Digite as opções separadas por vírgulas.
    5. Clique em Salvar.
    6. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula da coluna.

  • 4. Adicione medidores de progresso

    (Optional)

    Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

    Criar rastreadores de progresso:

      1. Abra o Planilhas e selecione a coluna à qual você quer aplicar regras de formatação.
      2. Selecione Formatar > Formatação condicional.
      3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente a tarefas "Concluídas", "Não iniciadas" ou "Em andamento":

    a Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.

    b Na caixa em O texto contém, digite Completo.

    c Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.

    d Para atribuir uma cor de texto ou de preenchimento personalizada, clique em Cor do texto format_color_text ou Cor de preenchimento format_color_fill. Se necessário, você pode especificar uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.

    e Para adicionar mais regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.

    f Clique em Concluído.

  • 5. Receba notificações

    (Optional)

    Mantenha-se informado sobre atualizações no projeto e alterações de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma alteração no seu plano de projeto, quem fez a alteração, quando ela foi feita e o que foi alterado. Você também pode escolher com que frequência quer ser notificado.

    Adicionar notificações:

    1. Na planilha, selecione Ferramentas > Regras de notificação.
    2. Selecione como e com que frequência você quer receber notificações.
    3. Clique em Salvar.
    4. Clique em Concluído.

  • 1. Compartilhar a pasta do projeto

    Compartilhar a pasta no "Meu Drive":

    Quando você compartilha uma pasta com um grupo, todos os membros recebem o mesmo nível de acesso. Conceda o acesso Pode editar para os membros da equipe colaborarem nos arquivos.

    Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. Em "Pessoas", digite o endereço de e-mail da pessoa ou do grupo.

      Observação: se não for possível adicionar pessoas fora da sua empresa, entre em contato com o administrador do G Suite.

    3. Clique em Editar edit e escolha o nível de acesso:
        • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
        • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
        • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

      Todas as pessoas com quem você compartilhar receberão um e-mail com um link para o arquivo ou a pasta.

    4. (Opcional) Para adicionar uma nota ao seu e-mail, digite a nota. Para não enviar um e-mail, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    5. Clique em Enviar.

    Compartilhar um link para um arquivo ou uma pasta:

    Você pode enviar a outras pessoas um link para um arquivo ou uma pasta. Todas as pessoas com o link poderão abrir o arquivo ou a pasta. Quando você compartilha um link, seu nome aparece como o proprietário.

    Você só pode compartilhar os arquivos que possui ou tem acesso para editar.

    1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar person_add.
    2. No canto superior direito, clique em Gerar link compartilhável.
    3. Clique em Qualquer pessoa em sua organização com o link pode visualizar e escolha um nível de acesso:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários.
      • Pode comentar (apenas arquivos selecionados): os colaboradores podem adicionar comentários, mas não é possível editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    4. Clique em Copiar link.
    5. Clique em Concluído.
    6. Cole o link em um e-mail ou em qualquer lugar para compartilhá-lo.

    Compartilhar a pasta em Drives de equipe:

    As pastas e os arquivos que você coloca nos Drives de equipe são compartilhados automaticamente com os membros.

  • 2. Compartilhar arquivos de projetos para análise

    Quando quiser, compartilhe o plano do projeto para sua equipe analisá-lo. Os arquivos do projeto podem incluir planos, compromissos ou apresentações. Quando compartilhar arquivos, conceda às pessoas o acesso Pode comentar ou Pode editar para que elas adicionem comentários ou atualizem o conteúdo.

    Em seguida, compartilhe o plano de projeto com os membros da equipe ou com o grupo que você criou.

    Para compartilhar um arquivo de sua propriedade ou que você pode editar:

    1. No Planilhas, abra o arquivo que você quer compartilhar.
    2. Clique em Compartilhar.
    3. Digite endereços de e-mail ou apenas o endereço do Grupos do Google da equipe do projeto.
    4. Escolha o tipo de acesso que você quer conceder:
      • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários. Se você quiser que os membros da sua equipe atualizem o plano de projeto por conta própria, escolha essa opção.
      • Pode comentar: os colaboradores podem adicionar comentários, mas não podem editar o conteúdo.
      • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
    5. (Opcional) Adicione uma nota com a descrição do plano de projeto.
    6. Clique em Enviar.

    Todas as pessoas com quem você compartilhou o arquivo receberão um e-mail com o link dele. Se você tiver concedido acesso de edição aos membros da equipe, eles poderão fazer o seguinte:

    • Adicionar ou atualizar conteúdo, como tarefas, proprietários e datas de entrega.
    • Filtrar o conteúdo para ver apenas o que quiserem.
    • Inserir comentários direcionados a pessoas específicas.
    • Atualizar o status das tarefas.
    • Adicionar notas descritivas às tarefas.

    Adicionar comentários: 

    1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
    2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
    3. Digite seu comentário na caixa.
    4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
    5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
    6. Clique em Comentar ou Atribuir.

    Compartilhar com sua equipe
  • 1. Receber atualizações do status de tarefas

    Atualizar o status no plano do projeto:

    1. No Planilhas, abra o plano do projeto.
    2. Ao lado de uma das suas tarefas, altere o status.

    Enviar atualizações de status antes de uma reunião de equipe:

    1. No Agenda, abra sua agenda de equipe.
    2. Clique duas vezes em uma reunião.
    3. Em "Convidados", clique em Enviar e-mail para os convidados email.
    4. Faça as atualizações de status.
    5. Clique em Enviar.

    Receber atualizações de status durante reuniões de equipe:

    Nas reuniões de equipe, apresente o plano do projeto. Todos podem atualizar o status em tempo real.

    1. Abra o Meet e participe de uma videochamada.
    2. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
      • a tela inteira
      • uma janela
    3. Selecione Compartilhar.
    4. Quando terminar de apresentar, clique em Parar apresentação.
    5. (Opcional) Para continuar uma apresentação iniciada por outra pessoa, na parte inferior, clique em Apresentar present_to_all e escolha o que será compartilhado.

    Receber atualizações de status usando o e-mail do grupo:

    Envie e-mails para todos de uma só vez usando o endereço de e-mail de grupo. Peça para as pessoas atualizarem as tarefas no plano do projeto.

    1. Abra o Gmail.
    2. À esquerda, clique em   Escrever.
    3. (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar ou Sair do modo de tela cheia .
    4. Adicione os destinatários e um assunto.
    5. Digite sua mensagem.

      Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.

    6. (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive drive ou fotos image.
    7. Clique em Enviar.

    Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Saiba mais em Cancelar o envio dos seus e-mails.

    Receber atualizações de status usando o Chat:

    Envie uma mensagem de bate-papo para saber o status de um membro da equipe.

    Enviar uma mensagem direta para alguém:

    1. Abra o Chat.
    2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots.
    3. Digite um nome ou endereço de e-mail ou selecione um contato nas sugestões.
    4. Digite sua mensagem direta e clique em Enviar  .

    Enviar uma mensagem direta para um grupo:

    1. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots > Mensagem de grupo.
    2. Digite nomes ou endereços de e-mail ou selecione contatos nas sugestões.
    3. Após adicionar seus contatos, clique em Mensagem.
    4. Digite a mensagem direta e clique em Enviar .
    5. (Opcional) Para ocultar uma mensagem direta no grupo, na barra lateral esquerda, passe o cursor sobre ela e clique em Mais more_vert > Ocultar conversa remove_circle_outline.

  • 2. Alterar cronogramas de projetos

    Se os cronogramas, requisitos ou recursos mudarem, atualize a documentação do seu projeto. Se precisar alterar horários de reuniões devido a um novo cronograma ou adicionar convidados a uma reunião, atualize a agenda da equipe.

    Atualizar eventos no Agenda:

    Quando terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

    Salvar o evento:

    1. Clique em Salvar.
    2. Clique em Enviar para notificar os convidados por e-mail ou Não enviar se você não quiser notificá-los ainda.
    3. Se estiver convidando pessoas de fora da organização, clique em Convidar pessoas externas para notificá-las ou em Continuar editando e faça isso depois.

    Atualizar um evento:

    Você pode convidar mais pessoas, alterar o local da reunião e muito mais.

    1. Na grade do Agenda, clique no evento > Editar  .
    2. Para convidar mais pessoas, alterar o local da reunião ou adicionar anexos, faça as alterações e clique em Salvar.

    Observação: se o organizador do evento não tiver concedido a você permissão para edição, não será possível alterar o horário e a duração do evento.

  • 3. Notificar os membros da equipe sobre alterações

    Se as datas ou os marcos do projeto mudarem, notifique todos os membros da equipe rapidamente por e-mail.

    Notificar membros no Gmail: 

    1. No Gmail, à esquerda, clique em   Escrever.
    2. Ao lado de Para, em vez de adicionar o endereço de e-mail de cada membro da equipe ao seu e-mail, digite o endereço de e-mail do grupo.
     

    Enviar e-mails para os membros de um Drive de equipe:

    1. À esquerda, clique em um Drive de equipe.
    2. Na parte superior, ao lado do nome do Drive de equipe, clique na seta para baixo arrow_drop_down > Enviar e-mail para os membros.
    3. Altere o assunto e digite sua mensagem.
    4. (Opcional) Se quiser enviar um e-mail apenas para os membros com níveis de acesso específicos ou receber uma cópia do e-mail, marque as caixas.
    5. Clique em Enviar.

    Um link para o Drive de equipe é incluído no e-mail.

  • 4. Finalizar arquivos compartilhados

    Quando você terminar de colaborar em um projeto, poderá alterar as configurações de compartilhamento ou arquivar a versão final dos arquivos para os colaboradores não continuarem fazendo edições nele.

    Veja mais detalhes em Compartilhar a versão final de um documento.

  • 5. Criar um relatório de fim de projeto

    Quando o projeto for concluído, você poderá criar uma apresentação final para compartilhar e colaborar com sua equipe. Por exemplo, você pode analisar o que foi feito, os motivos, o que funcionou e o que deu errado e as próximas etapas.

    Para criar uma apresentação, consulte Primeiros passos no Apresentações. Veja dicas sobre como fazer apresentações em 10 formas de usar o G Suite para criar apresentações eficientes.