O que você pode fazer no Agenda?

Com o Google Agenda, você pode programar reuniões e eventos com rapidez e receber lembretes de futuras atividades para ficar sempre informado. O Agenda foi criado para equipes, para que seja fácil compartilhar sua agenda com outras pessoas e criar várias agendas de uso compartilhado.

Você precisará do seguinte:

Conta do G Suite

10 minutos

Está migrando de um programa de agenda diferente? Você também pode ver Migrar para o Google Agenda a partir do Outlook ou Migrar para o Google Agenda a partir do IBM Notes.

Observação: se o administrador ainda não tiver migrado sua agenda antiga, talvez você queira importar a agenda antiga antes de iniciar este tutorial.

O que você pode fazer no Google Agenda
1

Programar eventos

No Agenda, é fácil programar atividades que acontecem uma única vez, como conferências, e eventos recorrentes, como reuniões de equipe. Quando você receber um convite para o evento de outra pessoa, poderá divulgar sua presença com um único clique.

Nesta seção:

1.1

Criar um evento

Para criar um evento no Agenda:

  1. Acesse calendar.google.com.
  2. Clique em CRIAR.
Criar um evento
1.2

Convidar pessoas e reservar salas e recursos

Para convidar pessoas para seu evento:

  1. Na página Detalhes do evento, encontre a seção Adicionar e clique em Convidados.

  2. Digite as primeiras letras do nome ou do endereço de e-mail da pessoa na caixa. Os endereços correspondentes no diretório da organização aparecerão à medida que você digitar.

  3. Clique em uma das sugestões para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado e clique em Adicionar.

Também é possível adicionar o endereço de uma lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grupo grande de pessoas de uma só vez, como sua equipe inteira (por exemplo: marketing@solarmora.com) ou a organização inteira (por exemplo: todos@solarmora.com).

Para reservar salas e recursos* para seu evento:

  1. Na página Detalhes do evento, encontre a seção Adicionar e clique em Salas, etc.

  2. (Opcional) Para ver apenas os recursos disponíveis, marque Mostrar apenas disponíveis.

  3. Comece a digitar o nome da sala ou do recurso e clique em uma das sugestões. Você também pode procurar na lista de recursos e clicar em Adicionar ao lado de um recurso disponível desejado.

*Primeiro, o administrador do G Suite precisa configurar os recursos do Agenda para sua organização.

Convidar pessoas e reservar salas e recursos
1.3

Ecolher o horário do evento

Para escolher uma data e uma hora para seu evento, clique nas caixas de data e hora e selecione quando o evento começa e termina.

Para criar um evento recorrente, como reuniões semanais:

  1. Marque Repetir e digite os detalhes de como você deseja programar eventos recorrentes.

  2. Clique em SALVAR.

Se você tiver muitos convidados, poderá ver rapidamente quando todos estarão disponíveis. Clique em Horários sugeridos na sua lista de convidados para ver uma lista dos horários nos quais todos poderão comparecer. Outra opção é clicar na guia Encontrar um horário para empilhar as agendas dos convidados e escolher um horário no qual ninguém tenha um evento conflitante.

Ecolher o horário do evento
1.4

Salvar e atualizar eventos

Quando você terminar de preencher os detalhes, salve seu evento:

  1. Clique em SALVAR.

  2. No pop-up, clique em Enviar para notificar os convidados por e-mail ou em Não enviar caso não queira notificar os convidados no momento.

Para atualizar eventos existentes:

  1. Clique no evento no seu Agenda.

  2. Clique em Editar evento para fazer alterações, como atualizar a hora ou convidar mais pessoas. Também é possível ver quais convidados aceitaram o convite.

  3. Clique em SALVAR.

Salvar e atualizar eventos
1.5

Responder a convites

Quando você recebe um convite para um evento, ele aparece na sua agenda.

Para responder a um convite no Agenda:

  1. Na grade da agenda, clique no evento.

  2. Na caixa de diálogo, selecione sua resposta. Para incluir uma pequena observação na sua resposta, clique em Mais detalhes, selecione a resposta, digite a observação e clique em Salvar.

  3. Você pode alterar a resposta a qualquer hora. Para fazer isso, clique em Mais detalhes > Adicionar uma observação ou alterar sua resposta.

Você também receberá um convite no seu e-mail. Se você estiver usando o Gmail, poderá responder ao convite clicando em RSVP na lista de mensagens ou em uma opção de resposta na mensagem.

Responder a convites
1.6

Ver e restaurar eventos excluídos

Restaure um evento excluído por engano ou remova permanentemente os eventos excluídos.

Para ver e restaurar eventos excluídos*:

  1. No Agenda, abra a lista Minhas agendas.
  2. Passe o mouse sobre a agenda e, ao lado do nome, clique em Seta suspensa do Agenda > Lixeira.
  3. Marque a caixa ao lado do evento que você deseja alterar e escolha uma das opções a seguir:
    • Para restaurar o evento excluído, clique em Restaurar eventos selecionados.
    • Para excluir permanentemente o evento, clique em Excluir para sempre.
  4. (Opcional) Para excluir todos os eventos da lixeira, na parte superior, clique em Esvaziar lixeira agora.

*Para ver e gerenciar os eventos excluídos de outras agendas, é necessária a permissão "Fazer alterações em eventos" ou "Fazer alterações e gerenciar o compartilhamento" para essas agendas.

Observação: os eventos excluídos permanecem na lixeira da agenda por 30 dias.

2

Adicionar lembretes de eventos

Para assegurar que você nunca esqueça de um evento, configure notificações. Você pode receber lembretes dos seus eventos no e-mail, no smartphone ou no computador.

Nesta seção:

2.1

Definir as configurações de notificação padrão

  1. Clique em e selecione Configurações.

  2. Na parte superior, clique na guia Agendas.

  3. Clique em Editar notificações ao lado do nome da agenda.

  4. Altere como e quando você deseja ser notificado sobre diferentes eventos e atualizações.

  5. Clique em SALVAR.

Definir as configurações de notificação padrão
2.2

Adicionar ou alterar notificações de um evento específico

Precisa de um pouco mais de tempo para se preparar para um evento importante? Não precisa receber um lembrete de uma atividade? Não é necessário alterar as configurações de notificação padrão. Basta adicionar ou atualizar os lembretes do evento em questão:

  1. Clique no evento na sua agenda e em Editar evento (para eventos sem convidados) ou em Mais detalhes (para eventos com vários convidados).

  2. Na seção Notificações, escolha como você deseja ser lembrado do evento.

  3. (Opcional) Para adicionar várias notificações, clique em Adicionar uma notificação.

  4. (Opcional) Para remover uma notificação, clique em ao lado da notificação que você deseja remover.

  5. Clique em SALVAR.

Adicionar ou alterar notificações de um evento específico
3

Compartilhar e visualizar

Compartilhe sua agenda com colegas de trabalho, familiares e amigos para que eles possam ver facilmente sua disponibilidade. Você pode analisar as agendas de outras pessoas para fazer o mesmo.

Nesta seção:

3.1

Compartilhar sua agenda

Para escolher com quem compartilhar sua agenda e o que a pessoa poderá ver:

  1. Clique em Seta suspensa do Agenda ao lado do nome da agenda.

  2. Clique em Compartilhar esta agenda.

  3. Digite endereços de e-mail e defina permissões para as pessoas com as quais você deseja compartilhar a agenda.

  4. Clique em Salvar.

Compartilhar sua agenda

Para compartilhar sua agenda com pessoas que não usam o Google Agenda:

  1. Clique em Seta suspensa do Agenda ao lado do nome da agenda.

  2. Clique em Configurações da agenda.

  3. Role até Endereço da agenda e clique em uma das opções para receber um link compartilhável. Por exemplo, para permitir que uma pessoa veja sua agenda em qualquer navegador da Web, clique em e compartilhe o URL no pop-up.

  4. Clique em OK > Salvar.

Compartilhar sua agenda
3.2

Visualizar as agendas de outras pessoas

Quer saber se uma pessoa está disponível para uma reunião?

Para visualizar as agendas de outras pessoas:

  1. Em Outras agendas, comece a digitar o nome ou o endereço da pessoa na caixa Adicionar a agenda de um colega de trabalho.

  2. Selecione a pessoa na lista:

    • Se a pessoa tiver compartilhado a agenda dela, a agenda aparecerá na lista Outras agendas. Os eventos da pessoa também aparecerão na sua agenda.
    • Se a pessoa não tiver compartilhado a agenda dela ou não usar o Google Agenda, uma caixa de diálogo será exibida. Preencha sua solicitação e clique em Enviar convite.
  3. Clique na caixa à esquerda do nome de uma pessoa na lista Outras agendas para ocultar ou mostrar os eventos da pessoa na sua agenda. Programe eventos rapidamente verificando a disponibilidade de colegas de trabalho ou sobrepondo agendas em uma única visualização.

Quando você terminar de analisar as agendas de outras pessoas, volte a visualizar apenas a sua agenda. Para fazer isso, clique em ao lado de sua agenda e selecione Exibir apenas esta agenda.

Visualizar as agendas de outras pessoas
4

Criar uma agenda de equipe

Além da sua própria agenda, você pode criar outras agendas para rastrear programações e gerenciar projetos. Por exemplo, você pode criar uma agenda de equipe para rastrear informações, como programações de férias de membros da equipe e datas de viagens de negócios. Com a disponibilidade de todos em uma agenda, é fácil:

  • Saber quem está no escritório se você tiver dúvidas ou precisar falar com alguém.
  • Planejar eventos e reuniões com toda a equipe.
  • Atribuir tarefas e projetos com base na disponibilidade das pessoas.

Nesta seção:

4.1

Criar uma agenda de equipe

Para criar uma agenda de equipe:

  1. Clique em ao lado de Minhas agendas e selecione Criar nova agenda.

  2. Nomeie a agenda, insira seu fuso horário e adicione uma descrição para que a equipe saiba o propósito da agenda.

  3. Marque a caixa Compartilhar esta agenda com outras pessoas e compartilhe-a com todos na sua organização.

  4. Digite endereços de e-mail individuais das pessoas que podem modificar ou gerenciar a agenda e defina os níveis de permissão.

  5. Clique em Criar agenda.

Você pode criar quantas agendas desejar usando o mesmo processo.

Criar uma agenda de equipe
5

Personalizar

Agora que você sabe usar os principais recursos do Agenda, pode personalizá-lo ainda mais para que ele reflita sua forma de trabalhar.

Nesta seção:

5.1

Escolher a visualização da agenda

Você pode escolher quantos dias são exibidos por vez na sua agenda ou alterar a agenda para uma visualização de compromissos para ver uma lista de eventos. Selecione a opção mais adequada no canto superior da sua agenda.

Escolher a visualização da agenda
5.2

Alterar as cores dos eventos

Alterar as cores dos eventos pode ajudar você a distinguir entre agendas quando houver várias agendas sobrepostas na mesma tela.

Para alterar a cor dos eventos na sua agenda e nas agendas de outras pessoas:

  1. Clique em ao lado do nome da agenda.

  2. Selecione a cor desejada na paleta.

Alterar as cores dos eventos

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