Primeiros passos no compartilhamento de arquivos do Google Drive

Como administrador, você pode usar o Google Drive para gerenciar, organizar e compartilhar arquivos da sua organização em um único repositório centralizado. Se você não for um administrador, poderá criar um repositório do Google Drive similar para sua equipe. Depois que você configurar o compartilhamento de arquivos no Google Drive, os membros da equipe poderão encontrar, armazenar e compartilhar documentos com eficiência em uma estrutura de pastas organizada.

Observação: se você estiver configurando um compartilhamento de arquivos para sua organização, deve usar uma conta confiável, como a conta do administrador ou uma conta de função do Google com uma finalidade específica: drivedaempresa@solarmora.org. Como essa conta será proprietária do sistema de arquivos da sua empresa, é recomendável adotar medidas de segurança adicionais, como a verificação em duas etapas. Nesse exemplo, usamos a conta do administrador da Solarmora, uma empresa fictícia.

Recomendamos essa configuração para organizações com no máximo 200 funcionários que usem permissões de compartilhamento simples. Se sua organização tiver mais de 200 funcionários, é possível que haja demora no acesso, principalmente se o compartilhamento de arquivos tiver um grande número de documentos (como milhares) ou uma estrutura de pastas aninhadas em muitos níveis.

As organizações com mais de 200 funcionários podem usar a configuração a seguir para armazenar e pesquisar documentos. No entanto, no caso de organizações maiores, a configuração funcionará melhor se o compartilhamento de arquivos for estático ou tiver pouca atividade, tiver no máximo uma média de quatro níveis de subpastas e usar permissões de compartilhamento simples.

Você precisará do seguinte:

Conta do G Suite

20 minutos

Admin Console (Opcional) Acesso de administrador para configurar o compartilhamento de arquivos para a organização inteira

1

Criar um repositório central

1.1

Criar uma pasta de nível superior

Uma única pasta no nível superior do Google Drive é como uma pasta "Meus documentos" para toda a organização. Ela simplifica o gerenciamento e a manutenção dos documentos da organização.

Para criar uma pasta de nível superior para sua organização:

  1. Acesse o Google Drive.

  2. Se você não tiver feito login, faça isso com o endereço de e-mail (nomedeusuario@seudominio.com) e a senha.

  3. Clique em NOVO e selecione Pasta.

  4. Digite um nome para a pasta, como "Drive da empresa" e clique em Criar. Sua nova pasta aparecerá em Meu Drive.

Criar uma pasta de nível superior
1.2

Criar subpastas para cada departamento

Agora que você tem um repositório central para todos os arquivos da organização, configure pastas para cada equipe ou departamento. Neste exemplo, criaremos uma subpasta dentro da pasta de nível superior para o departamento de marketing.

  1. Abra a pasta de nível superior.

  2. Clique em NOVO e selecione Pasta.

  3. Digite um nome para a pasta, como "Marketing", e clique em Criar.

A subpasta aparecerá dentro da pasta de nível superior.

Você pode criar mais subpastas para departamentos ou equipes da organização da mesma forma até montar a estrutura de toda a organização.

Criar subpastas para cada departamento
2.1

Como o Grupos do Google funciona

Os Grupos do Google são uma forma fácil de compartilhar arquivos com uma equipe inteira de uma só vez e gerenciar o acesso aos arquivos. Se você adicionar cinco membros a um grupo, como solarmora-marketing@solarmora.com, poderá compartilhar uma pasta do Google Drive instantaneamente com eles. Basta compartilhá-la com os endereços do grupo.

À medida que você adiciona membros a um grupo, eles recebem acesso automático ao conteúdo que você compartilhou anteriormente com o grupo.

De forma semelhante, se você remover um membro de um grupo, essa pessoa não terá mais acesso ao conteúdo compartilhado com o grupo.

Como o Grupos do Google funciona
2.2

Criar grupos para departamento ou equipes

Para criar um grupo para uma equipe ou um departamento:

  1. Acesse groups.google.com.

  2. Para criar grupos na sua organização que não sejam públicos, clique em Meus grupos > Alternar visualização de organização para seudominio.com.

  3. Clique em CRIAR GRUPO.

  4. Digite as informações do grupo.

  5. No tipo de grupo, selecione Lista de e-mails.

  6. Para definir quem pode participar do grupo, selecione Apenas usuários convidados.

  7. Clique em CRIAR.

Criar grupos para departamento ou equipes

Para adicionar pessoas a um grupo:

  1. Clique em Convidar pessoas para participar do grupo.

  2. Digite um endereço de e-mail para cada membro do grupo e inclua uma mensagem.

  3. Clique em Enviar convites.

  4. Clique em Concluído.

Você pode criar mais grupos da mesma forma. Se você precisar de ajuda adicional para criar grupos, consulte Primeiros passos no Grupos do Google.

Nenhum
2.3

Compartilhar o repositório com sua organização

Para compartilhar a pasta de nível superior com toda a organização como somente visualização:

  1. Acesse o Google Drive. Em Meu Drive, selecione a pasta de nível superior.
  2. Clique em Compartilhamento do Google Drive.

  3. Clique em Avançado.

  4. Em Quem pode acessar, clique em Alterar.

  5. Selecione a opção Ativado, que exibe o texto Qualquer pessoa na sua organização pode encontrar e acessar.

  6. Em Acesso, selecione Pode visualizar.

  7. Clique em Enviar e Concluído.

Compartilhar o repositório com sua organização
2.4

Compartilhar subpastas com grupos

Com a estrutura de pastas montada e os grupos criados, você pode especificar quem tem acesso e quem pode editar cada subpasta. Por exemplo, você pode permitir que o grupo Marketing gerencie a pasta "Marketing" e o conteúdo dela.

Para compartilhar uma subpasta com um grupo específico:

  1. Selecione a subpasta.

  2. Clique em Compartilhamento do Google Drive.

  3. Clique em Avançado.

  4. Em Convidar pessoas, digite o endereço de e-mail do grupo ao qual você deseja conceder acesso e selecione Pode editar.

  5. (Opcional) Para restringir o acesso às permissões de compartilhamento:

    • Selecione Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas.
    • Clique em Salvar alterações.
  6. Clique em Enviar e Concluído.

Compartilhar subpastas com grupos
2.5

Como o compartilhamento de arquivos acessa trabalhos

Neste exemplo, os membros do grupo "Marketing da Solarmora" agora podem fazer alterações, como editar e adicionar arquivos, na pasta "Marketing" e nas subpastas dela. No entanto, não será possível fazer alterações em pastas de nível superior, como "Drive da empresa".

Se alguém com acesso de edição remover um arquivo da pasta "Marketing" compartilhada, a pessoa que adicionou originalmente o arquivo e os proprietários das pastas de nível superior, como "Drive da empresa", poderão pesquisar e encontrar o arquivo. No entanto, o arquivo será removido da pasta "Google Drive" das outras pessoas.

O administrador poderá editar e remover arquivos e pastas de todas as subpastas de "Drive da empresa". Saiba mais sobre as configurações de compartilhamento.

3

Treinar sua organização

Com o compartilhamento dos arquivos e os grupos prontos para serem usados, é hora de configurar todos os membros da organização. Você pode enviar para eles um anúncio por e-mail com instruções sobre como dar os primeiros passos. Este é um modelo que pode ser adaptado.

Nesta seção:

3.1

Modelo de anúncio por e-mail

Este é um modelo de e-mail que você pode adaptar para sua organização:

Bem-vindo ao Google Drive. A pasta nome da pasta de nível superior foi criada como um sistema de compartilhamento de arquivos da sua organização. Essa pasta permite que você encontre, armazene e compartilhe documentos com facilidade e eficiência em um repositório único e organizado no Google Drive.

O que fazer

  1. Abra o Google Drive.
  2. Faça login usando o endereço de e-mail completo (nomedeusuario@seudominio.com) e a senha.
  3. Clique em Compartilhados comigo.
  4. Clique duas vezes em nome da pasta de nível superior.
  5. Clique na seta ao lado de nome da pasta de nível superior e selecione Adicionar a Meu Drive.

Você verá o nome da pasta de nível superior em "Meu Drive". Para encontrar a pasta da sua equipe, clique duas vezes em nome da pasta de nível superior, encontre o departamento e acesse as subpastas. Como membro de nome da equipe (nomedogrupo@seudominio.com), você já pode adicionar e editar arquivos nas pastas da sua equipe. Se você precisar de acesso rápido a essa pasta, poderá adicioná-la a Meu Drive da mesma forma que adicionou nome da pasta de nível superior.

Modelo de anúncio por e-mail

Como funciona

Depois que você adicionar nome da pasta de nível superior e quaisquer pastas de equipe do Google Drive, poderá editar e adicionar arquivos e pastas à pasta da sua equipe. Na próxima vez que você criar ou armazenar um arquivo em uma pasta de equipe, todos os membros da equipe terão acesso imediato ao arquivo.

Os arquivos que você criar em Meu Drive (fora de nome da pasta de nível superior) são particulares, a menos que você compartilhe-os explicitamente com outras pessoas ou mova-os para uma pasta de equipe compartilhada. Para saber mais sobre como usar o Google Drive, acesse o Centro de aprendizagem do G Suite.

Você já está pronto para criar e armazenar arquivos com sua equipe no Google Drive. Em caso de dúvidas, entre em contato comigo.

Atenciosamente,

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