Crie planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google

Você precisa de uma forma rápida de dividir o trabalho, atribuir tarefas, rastrear prazos e receber atualizações de status de um projeto? Rastreie, atualize e colabore com as tarefas de um projeto junto com sua equipe em uma planilha compartilhada usando o Planilhas Google.

Crie planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google
1

Criar seu plano de projeto

Para começar, crie um plano de projeto e adicione todas as informações que você deseja capturar da sua equipe .

Nesta seção:

1.1

Criar uma planilha de projeto

Para criar uma planilha de projeto:

  1. No Google Drive, clique em Novo > Planilhas Google.

  2. Clique em Planilha sem título e digite um novo título para seu plano de projeto.

  3. Adicione cabeçalhos de colunas. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas como "Proprietário da tarefa", "Data de conclusão", "Status" e "Comentários".

  4. Adicione conteúdo à planilha para rastrear o plano do projeto. Depois que você compartilhar a planilha, outras pessoas também poderão adicionar conteúdo.

Criar uma planilha de projeto
1.2

Inserir descrições de tarefas

Se o cabeçalho da coluna ou a tarefa precisarem de mais explicações, adicione uma anotação descritiva.

  1. Selecione a coluna ou as células às quais você deseja adicionar uma anotação.
  2. Selecione Inserir > Nota.
  3. Digite sua descrição.
  4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.
Inserir descrições de tarefas
1.3

Limitar as opções

Para limitar as opções em uma coluna, adicione opções que as pessoas podem escolher. Por exemplo, você pode restringir as opções na coluna Status a Não iniciadas, Em andamento ou Concluídas para facilitar a classificação e o rastreamento do progresso.

  1. Selecione a coluna à qual você deseja adicionar as opções.
  2. Clique em Dados > Validação.
  3. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
  4. Digite as opções separadas por vírgulas.
  5. Clique em Salvar.
  6. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula da coluna.
Limitar as opções
1.4

Criar rastreadores de progresso

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para fazer as tarefas concluídas se destacarem das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

  1. Selecione a coluna à qual você deseja aplicar as regras de formatação.

  2. Selecione Formatar > Formatação condicional.

  3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente a tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:

    a Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.

    b Na caixa abaixo de O texto contém, digite Concluídas.

    c Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.

    d (Opcional) Clique em Texto ou Cor de preenchimento para atribuir uma cor de texto ou de plano de fundo personalizada. Se necessário, você pode especificar uma cor para o texto e uma cor para o plano de fundo.

    e (Opcional) Clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas para adicionar mais regras. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.

    f Clique em Concluído.

Criar rastreadores de progresso
1.5

Adicionar notificações

Mantenha-se informado sobre atualizações no projeto e alterações de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma alteração no seu plano de projeto, quem fez a alteração, quando ela foi feita e o que foi alterado. Você também pode escolher com que frequência deseja ser notificado.

  1. Na planilha, selecione Ferramentas > Regras de notificação.

  2. Selecione como e com que frequência você deseja receber notificações.

  3. Clique em Salvar.

  4. Clique em Concluído.

Adicionar notificações
2

Colaborar com sua equipe

2.1

Bloquear conteúdo confidencial

Talvez você não queira que sua equipe edite partes do conteúdo. Proteja determinados conteúdos para que eles não possam ser editados ou só sejam editados por pessoas específicas.

  1. Selecione as células que você deseja proteger.

  2. Clique em Dados > Páginas e intervalos protegidos.

  3. Clique em Definir permissões.

  4. Escolha uma das seguintes opções:

    • Para restringir todas as alterações a determinadas pessoas, selecione Restringir quem pode editar este intervalo e quem pode editar as células.
    • Para exibir um aviso para alertar as pessoas antes de elas fazerem uma alteração, selecione Mostrar um aviso ao editar este intervalo.
  5. Clique em Concluído.

Bloquear conteúdo confidencial
2.2

Criar um Grupo do Google para sua equipe

Para enviar e-mails para sua equipe usando um único endereço de e-mail e simplificar o compartilhamento, crie uma lista de e-mails do Grupos do Google.

À medida que você adicionar pessoas aos seus grupos, elas terão acesso automático ao conteúdo compartilhado previamente com o grupo. Da mesma forma, se você remover alguém de um grupo, essa pessoa não terá mais acesso ao conteúdo compartilhado com o grupo.

  1. No Grupos do Google, clique em CRIAR GRUPOS.

  2. Digite um nome de grupo e o endereço de e-mail do grupo.

  3. No tipo de grupo, selecione Lista de e-mails.

  4. Especifique quem pode visualizar tópicos, postar mensagens e participar do grupo atribuindo funções:

    • Membro: pode postar no grupo.
    • Gerente: pode postar no grupo. Pode aprovar, adicionar ou remover membros.
    • Proprietário: pode adicionar membros. Por padrão, o criador do grupo é um proprietário, mas também é possível adicionar outros proprietários.
  5. Clique em CRIAR.

  6. Clique em Convidar pessoas para participar do grupo.

  7. Digite os endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar para participar do grupo.

  8. Clique em Enviar convites.

Criar um Grupo do Google para sua equipe
2.3

Compartilhar a planilha com sua equipe

Em seguida, compartilhe o plano de projeto com os membros da equipe (ou com o grupo que você criou para sua equipe).

Para compartilhar um arquivo que você possui ou pode editar:

  1. Abra o arquivo que você deseja compartilhar.

  2. Clique em Compartilhar.

  3. Digite endereços de e-mail individuais (ou apenas o endereço do Grupos do Google da equipe do projeto).

  4. Escolha o tipo de acesso que você deseja conceder às pessoas:

    • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários. Se você quiser que os membros da sua equipe atualizem o plano de projeto por conta própria, escolha esta opção.
    • Pode comentar: os colaboradores podem adicionar comentários, mas não podem editar o conteúdo.
    • Pode visualizar: as pessoas podem visualizar o arquivo, mas não podem editá-lo ou adicionar comentários.
  5. (Opcional) Adicione uma nota que descreva o plano de projeto.

  6. Clique em Enviar.

Todas as pessoas com as quais você compartilhou o arquivo receberão um e-mail com um link para o arquivo. Se você concedeu acesso de edição aos membros da equipe, eles poderão:

  • Adicionar ou atualizar conteúdo, como tarefas, proprietários e datas de conclusão.
  • Filtrar o conteúdo para exibir o conteúdo no qual eles estão interessados.
  • Inserir comentários endereçados a pessoas específicas.
  • Atualizar o status de tarefas.
  • Adicionar notas descritivas a tarefas.
Compartilhar a planilha com sua equipe
2.4

Organizar informações com filtros

Quer ver apenas tarefas atribuídas a você ou com um prazo específico? Crie uma visualização com filtro. Salve-a para uso futuro ou envie um e-mail com um link para a visualização para um membro da equipe para que ele possa priorizar o que é importante para você.

  1. Selecione Dados > Visualizações com filtro > Criar nova visualização com filtro.
  2. Na parte superior, clique ao lado de Nome e digite um nome para a visualização com filtro.
  3. Clique nas setas nos cabeçalhos de colunas e selecione opções para classificar e filtrar os dados.
  4. (Opcional) Para enviar por e-mail um link para a visualização com filtro, copie o URL e cole-o em um e-mail.
  5. No canto superior direito, clique em X para fechar a visualização com filtro. A visualização com filtro é salva automaticamente.
Organizar informações com filtros
2.5

Adicionar comentários e feedback segmentado

Se você quiser feedback sobre uma tarefa específica, tiver uma pergunta ou precisar atribuir uma tarefa a outra pessoa, adicione comentários à sua planilha.

  1. Selecione a célula à qual você deseja adicionar um comentário.

  2. Clique em Inserir comentário do Documentos Google.

  3. (Opcional) Para direcionar seu comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. A pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.

  4. Digite seu comentário na caixa.

  5. Clique em Comentar.

Adicionar comentários e feedback segmentado
3

Fazer mais com o G Suite

O G Suite oferece mais recursos quando você usa os produtos juntos como um pacote. Veja a seguir algumas das principais formas de trabalhar com mais rapidez e colaborar melhor no seu plano de projeto.

Nesta seção:

3.1

Anexar seu plano de projeto a reuniões de equipe

Para ter certeza de que todos terão a cópia mais recente do plano de projeto antes da reunião, anexe seu plano de projeto ao convite da reunião no Google Agenda. Os membros da equipe, tanto internos quanto remotos, poderão acessar e atualizar o plano de projeto em tempo real. Você pode até reservar alguns minutos da reunião para receber atualizações de status de todos e atualizar o plano de projeto.

Para anexar seu plano de projeto a um convite do Google Agenda:

  1. No Google Agenda, clique duas vezes no seu evento.

  2. Clique em Adicionar anexo.

  3. Escolha a planilha do plano de projeto e clique em Selecionar.

  4. Clique em SALVAR.

Anexar seu plano de projeto a reuniões de equipe
3.2

Apresentar planos de projeto durante vídeo chamadas

Apresente seu plano de projeto durante reuniões de equipe para que todos, incluindo os membros que trabalham remotamente, possam acompanhar o conteúdo.

Para apresentar seu plano de projeto:

  1. No Google Drive, abra seu plano de projeto.

  2. No Hangout, clique em Tela de compartilhamento do Hangouts.

  3. Escolha a janela que você deseja compartilhar que mostre o plano de projeto.

Agora as pessoas poderão acompanhar sua planilha à medida que você apresentá-la e fizer atualizações. Para interromper o compartilhamento da tela a qualquer hora, clique em Tela de compartilhamento do Hangouts.

Apresentar planos de projeto durante vídeo chamadas
3.3

Incorporar planos de projeto ao site da sua equipe

Compartilhe uma cópia mestre do plano de projeto no website da sua equipe. As atualizações na planilha aparecem automaticamente no seu website.

Para incorporar um plano de projeto ao site da sua equipe:

  1. No Google Sites, abra a página do seu website à qual você deseja incorporar a planilha.

  2. Na parte superior da página, clique em Edição do Sites.

  3. Clique em Inserir > Google Drive e selecione Planilha.

  4. Escolha seu plano de projeto e clique em Selecionar.

  5. Clique em SALVAR.

  6. Na parte superior da página, clique em Salvar.

Incorporar planos de projeto ao website da sua equipe
3.4

Acessar e editar indo de um lugar para outro

Mesmo longe da sua mesa, você pode visualizar e editar um plano de projeto em um smartphone ou tablet. Basta fazer o download do aplicativo do Planilhas Google. Todas as alterações serão automaticamente sincronizadas com a Web e todos os outros dispositivos para que você fique sempre atualizado em qualquer lugar.

Nos dispositivos Android:

  1. Toque no ícone do Google Play.
  2. Localize e instale o aplicativo do Planilhas Google.

Nos dispositivos iOS:

  1. Toque no ícone da App Store.
  2. Localize e instale o aplicativo do Planilhas Google.
Acessar e editar indo de um lugar para outro

Próximas etapas

Faça o teste agora

Faça uma cópia deste modelo de plano de projeto para testar o Planilhas Google.

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