Crie planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google

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Crie planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google

Você precisa de uma forma rápida de dividir o trabalho, atribuir tarefas, rastrear prazos e receber atualizações de status de um projeto? Rastreie, atualize e colabore com as tarefas de um projeto junto com sua equipe em uma planilha compartilhada usando o Planilhas Google.

Crie planos de projeto dinâmicos com o Planilhas Google
1

Criar seu plano de projeto

Para começar, crie um plano de projeto e adicione todas as informações que você quer receber da sua equipe.

Nesta seção, você aprenderá a:

1.1

Criar uma planilha de projeto

  1. No Google Drive, clique em   Novo > Planilhas Google > Planilha em branco.
  2. Clique em Planilha sem título e digite um novo título para seu plano de projeto.
  3. Adicione os títulos das colunas. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas como "Proprietário da tarefa", "Data de conclusão", "Status" e "Comentários".
  4. Adicione conteúdo à página para acompanhar o plano do projeto. Depois que você compartilhar a planilha, outras pessoas também poderão adicionar conteúdo.

Criar uma planilha de projeto
1.2

Inserir descrições de tarefas

Se o cabeçalho da coluna ou a tarefa precisarem de mais explicações, adicione uma nota descritiva.

  1. Selecione a coluna ou as células às quais você quer adicionar uma nota.
  2. Selecione Inserir > Nota.
  3. Digite sua descrição.
  4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.

Inserir descrições de tarefas
1.3

Crie listas em uma célula

Permita que as pessoas escolham opções em uma lista. Por exemplo, para acompanhar o andamento de um plano de projeto, crie uma coluna "Status" com opções como "Não iniciado", "Em andamento" ou "Concluído".

Criar listas em uma célula:

  1. Selecione a coluna onde você quer adicionar as opções.
  2. Clique em Dados > Validação de dados.
  3. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
  4. Digite as opções separadas por vírgulas.
  5. Clique em Salvar.
  6. (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula da coluna.

Limitar as opções
1.4

Criar rastreadores de progresso

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

Criar rastreadores de progresso:

    1. Abra o Planilhas e selecione a coluna à qual você quer aplicar regras de formatação.
    2. Selecione Formatar > Formatação condicional.
    3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente a tarefas "Concluídas", "Não iniciadas" ou "Em andamento":

a Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.

b Na caixa em O texto contém, digite Completo.

c Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.

d Para atribuir uma cor de texto ou de preenchimento personalizada, clique em Cor do texto format_color_text ou Cor de preenchimento format_color_fill. Se necessário, você pode especificar uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.

e Para adicionar mais regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.

f Clique em Concluído.

Criar rastreadores de progresso
1.5

Adicionar notificações

Mantenha-se informado sobre atualizações no projeto e alterações de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma alteração no seu plano de projeto, quem fez a alteração, quando ela foi feita e o que foi alterado. Você também pode escolher com que frequência quer ser notificado.

Adicionar notificações:

  1. Na planilha, selecione Ferramentas > Regras de notificação.
  2. Selecione como e com que frequência você quer receber notificações.
  3. Clique em Salvar.
  4. Clique em Concluído.

Adicionar notificações
2

Colaborar com sua equipe

2.1

bloqueie conteúdo confidencial

Você pode impedir que sua equipe edite partes do conteúdo. Proteja determinados conteúdos para que eles não sejam editados ou só sejam editados por pessoas específicas.

Bloquear conteúdo confidencial:

  1. Selecione as células que você quer proteger.
  2. Clique em Dados > Páginas e intervalos protegidos.
  3. Clique em Definir permissões.
  4. Escolha uma opção:
    • Para restringir as alterações a determinadas pessoas, selecione Restringir quem pode editar este intervalo e escolha quem pode editar as células.
    • Para as pessoas verem um alerta antes de fazer uma alteração, selecione Mostrar um aviso ao editar este intervalo.
  5. Clique em Concluído.
bloqueie conteúdo confidencial
2.2

Crie um grupo para sua equipe

Para enviar um e-mail para sua equipe usando um único endereço e simplificar o compartilhamento, crie uma lista de e-mails no Grupos do Google.

Observação: quando você compartilha com um grupo, todos os membros recebem o mesmo nível de acesso.

À medida que você adicionar pessoas ao seu grupo, elas terão acesso automático ao conteúdo já compartilhado com o grupo. Da mesma forma, se você remover alguém de um grupo, essa pessoa não terá mais acesso ao conteúdo compartilhado com o grupo.

Criar um grupo de lista de e-mails:

  1. No Grupos, clique em CRIAR GRUPO.
  2. Digite um nome e o endereço de e-mail do grupo.
  3. Se quiser, adicione uma descrição. Também é possível definir o idioma principal do grupo.
  4. Ao lado de "Tipo de grupo", selecione Lista de e-mails.
  5. Ao lado de "Permissões básicas", escolha quem pode ver tópicos, postar e participar do seu grupo. Veja mais informações em Primeiros passos no Grupos.
  6. Clique em Criar.
  7. Clique em Convidar pessoas para participar do grupo.
  8. Digite os endereços de e-mail de quem você quer convidar para o grupo.
  9. Clique em Enviar convites.

Criar um Grupo do Google para sua equipe
2.3

Compartilhar a planilha com sua equipe

Em seguida, compartilhe o plano de projeto com os membros da equipe ou com o grupo que você criou.

Para compartilhar um arquivo de sua propriedade ou que você pode editar:

  1. No Planilhas, abra o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar.
  3. Digite endereços de e-mail ou apenas o endereço do Grupos do Google da equipe do projeto.
  4. Escolha o tipo de acesso que você quer conceder:
    • Pode editar: os colaboradores podem adicionar e editar conteúdo ou adicionar comentários. Se você quiser que os membros da sua equipe atualizem o plano de projeto por conta própria, escolha essa opção.
    • Pode comentar: os colaboradores podem adicionar comentários, mas não podem editar o conteúdo.
    • Pode visualizar: as pessoas podem ver o arquivo, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.
  5. (Opcional) Adicione uma nota com a descrição do plano de projeto.
  6. Clique em Enviar.

Todas as pessoas com quem você compartilhou o arquivo receberão um e-mail com o link dele. Se você tiver concedido acesso de edição aos membros da equipe, eles poderão fazer o seguinte:

  • Adicionar ou atualizar conteúdo, como tarefas, proprietários e datas de entrega.
  • Filtrar o conteúdo para ver apenas o que quiserem.
  • Inserir comentários direcionados a pessoas específicas.
  • Atualizar o status das tarefas.
  • Adicionar notas descritivas às tarefas.

Compartilhar a planilha com sua equipe
2.4

Adicione caixas de seleção

  1. No Planilhas, abra uma planilha e selecione as células onde você quer criar caixas de seleção.
  2. Clique em Inserir > Caixa de seleção.

    Observação: nas fórmulas, as caixas de seleção desmarcadas têm o valor FALSE (excluir) e as marcadas têm o valor TRUE (incluir). Você pode ver o valor na barra da fórmula. Também é possível alterar esse valor.

  3. (Opcional) Para excluir caixas de seleção, marque as que você quer remover e pressione Excluir.

2.5

Crie uma visualização com filtro

Quer ver as tarefas atribuídas a você ou com um prazo específico? Crie uma visualização com filtro.

  1. Na parte superior, clique em Dados > Visualizações com filtro > Criar nova visualização com filtro.
  2. No canto superior esquerdo, clique ao lado de Nome e digite um nome para a visualização com filtro.
  3. Clique nas setas nos cabeçalhos de colunas e selecione opções para classificar e filtrar os dados.
  4. (Opcional) Para enviar por e-mail um link para a visualização com filtro, copie o URL e cole-o em um e-mail.
  5. No canto superior direito, clique em Fechar close para fechar a visualização com filtro. A visualização com filtro é salva automaticamente.

Organizar informações com filtros
2.6

Adicione comentários e respostas

  1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Inserir comentário comment > Comentar add_comment.
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Adicionar comentários e feedback segmentado
3

Fazer mais com o G Suite

O G Suite oferece mais recursos quando você usa os produtos juntos como um pacote. Veja a seguir algumas das principais formas de trabalhar com mais rapidez e colaborar melhor no seu plano de projeto.

Nesta seção, você aprenderá a:

3.1

Anexar seu plano de projeto a reuniões de equipe

Para todos terem a cópia mais recente do plano de projeto antes da reunião, anexe-o ao convite no Google Agenda. Os membros da equipe, tanto dentro da empresa quanto em outros locais, podem acessar e atualizar o plano em tempo real. Você pode até reservar alguns minutos da reunião para receber atualizações de status de todos e atualizar o plano.

Para anexar seu plano de projeto a um convite do Agenda:

  1. No Agenda, abra seu evento.
  2. No campo Descrição do evento, clique em Adicionar anexo attach_file.
  3. Escolha a planilha do plano de projeto e clique em Selecionar.
  4. Clique em Salvar.

3.2

Apresentar planos de projeto em videochamadas

Apresente seu plano de projeto durante reuniões de equipe para que todos, inclusive os membros que trabalham remotamente, acompanhem o conteúdo.

Apresentar seu plano de projeto:

  1. No Drive, abra seu plano de projeto.
  2. No Hangouts Meet, clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • a tela inteira
    • uma janela
  3. Selecione Compartilhar.
  4. Para encerrar a apresentação, clique em Parar de compartilhar ou em Você está apresentando > Cancelar sua apresentação no canto inferior.
Apresente planos de projeto durante videochamadas
3.3

Incorporar planos de projeto ao site da sua equipe

Compartilhe uma cópia mestre do plano de projeto no website da sua equipe. As atualizações na planilha aparecem automaticamente no seu site.

Para incorporar um plano de projeto ao site da sua equipe:

  1. No Google Sites, abra a página do site onde você quer incorporar a planilha.
  2. Na parte superior da página, clique em Inserir > Planilhas.
  3. Escolha seu plano de projeto e clique em Inserir.
Incorporar planos de projeto ao site da sua equipe
3.4

Acessar e editar em qualquer lugar

Mesmo longe da sua mesa, você pode visualizar e editar um plano de projeto em um smartphone ou tablet. Basta fazer o download do aplicativo Planilhas. Todas as alterações serão sincronizadas automaticamente com a Web e todos os outros dispositivos para você ficar sempre atualizado, em qualquer lugar.

Nos dispositivos Android:

  1. Toque no ícone do Google Play.
  2. Localize e instale o aplicativo do Planilhas Google.

Nos dispositivos iOS:

  1. Toque no ícone da App Store.
  2. Localize e instale o aplicativo do Planilhas Google.
Acessar e editar em qualquer lugar

Próximas etapas

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